中專學校食品安全檔案管理分析
中專學校食品安全檔案管理分析
中專學校的建校歷程、校園管理、員工資料和食品安全等都離不開檔案的構建，同時這些重要的檔案數據是作為學校指導其進行督促并作出科學評估的有效根據?；诖?，本文對中專學校食品安全檔案管理的規范、創新及信息化建設進行了研究，希望以此可以提高食品安全檔案管理的有效性。
中專學校食品安全檔案的重要作用
為了有效控制中專學校食物中毒及其他食源性疾患的發生，確保學校師生員工身體健康和生命安全，維護學校正常教育教學生活秩序，進行中專學校食品安全檔案的全面研究，提升其食品檔案管理水平，無疑具有不可忽視的重要意義。
中專學校食品安全檔案管理工作的現狀
管理布局雜亂
現階段，普遍的中專學校部門涉及面較廣，對檔案管理工作重視不足，學校檔案管理工作較為雜亂。首先，由于歸檔管理員人數較少，或者歸檔管理人員食品安全意識薄弱，導致學校的食品安全檔案出現錯放漏放甚至隨意丟棄的現象。其次，由于歸檔管理人員未經過專業的培訓，缺乏經驗，對食品安全檔案整理的工作也不能足夠重視，導致其對食品安全檔案的整理、歸納等工作業務不熟練。另外，由于歸檔管理人員涉及的業務較多，導致其沒有足夠的時間和精力投入到食品安全檔案管理工作中，致使食品安全檔案的信息數據存在不準確和沒有及時歸檔的現象發生。
管理方式落后
中專學校對食品安全檔案管理工作沒有足夠的重視度，造成學校并未設立專職的歸檔管理崗位，負責食品安全檔案管理工作的大多是學校的教師、兼職人員以及臨時負責的人員。因此，大部分的食品安全檔案管理人員并沒有足夠的經驗，只是按照傳統的方法進行食品安全檔案信息收集、食品安全檔案裝訂以及食品安全檔案整理等工作。另外，中專學校并沒有配備單獨的計算機進行食品安全檔案信息管理，仍然使用占地空間大且不便于查詢的食品安全檔案存放柜。
食品安全檔案交接手續不嚴密
由于中專學校內普遍存在著歸檔管理人員離職或者工作產生變動的情況，導致食品安全檔案經常需要進行交接。然而由于食品安全檔案的交接手續并未妥善處理，導致在交接過程中并沒有將食品安全檔案進行全面的整理、對食品安全檔案沒有進行徹底的檢查和涉及簽字的食品安全檔案沒有簽字的情況，導致在食品安全檔案的數據、分類不夠準確以及部分食品安全檔案信息不完整。
食品安全檔案管理缺乏創新
多數的中專學校在食品安全檔案管理工作中管理效率低且服務意識薄弱，導致食品安全檔案信息中存在數據不夠完整、信息的記錄缺乏真實性，食品安全檔案信息整理的工作沒有及時跟進的情況，進而影響了食品安全檔案管理對于服務學校以及社會的有效性。
規范學校食品安全檔案管理的策略
構建完善的食品安全檔案管理系統
中專學校應響應國家號召并結合本校的基本情況構建完善的食品安全檔案管理系統，并將食品安全檔案管理的運行制度、食品安全檔案管理的詳細責任進行完善的建立，便于從事食品安全檔案管理人員或教師可以按照章程工作且按照制度完成食品安全檔案管理。另外中專學校應構建全面系統化的《食品安全檔案管理工作制度》《食品安全檔案利用條例》《歸檔管理人員責任明細》等相關規定，進而完善食品安全檔案管理的各方面工作，為中專學校食品安全檔案管理工作奠定良好的基礎[1]。
明確分工食品安全檔案管理工作
中專學校應對本校的每個部門在食品安全檔案管理工作中對食品安全檔案信息的整理、對食品安全檔案數據的匯總以及其他歸檔業務進行具有針對性和可實施性的分工處理，進而形成一套合理的食品安全檔案管理系統，并將食品安全檔案的作用進行積極發揮。
提高食品安全檔案管理專員的素質
中專學校應從兩方面著手提高食品安全檔案管理專員的素質。第一方面，學校應挑選一些責任心強且可以吃苦耐勞的教師或人員進行專職的食品安全檔案管理工作。另一方面，學校應建設食品安全檔案管理專員的團隊，并為其設立專門的培訓，從而可以全面提升食品安全檔案管理專員的專業素質，加強對食品安全檔案管理業務的熟練度，進而提高食品安全檔案管理工作的效率。
配置先進的食品安全檔案管理設施
中專學校必須加強食品安全檔案管理的工作，引進專業先進的硬件設施，以此提高學校的食品安全檔案管理整體水平，并在學校建設的總規劃中添加食品安全檔案管理設施項目。另外，還要為其配置充足的用于歸檔整理的區域，并根據學校的基本情況配置除濕機、空調、防火、防盜等必備設施。同時，便于食品安全檔案管理專員工作還要為其配備打印機、掃描儀、攝影機等專業的現代辦公設施，進而提升食品安全檔案管理的整體效率。
創新食品安全檔案管理的有效途徑
構建歸檔館
中專學?？梢越Y合本校的信息技術管理部門構建相應的歸納食品安全檔案館，并且食品安全檔案管理中心可以將學校的各項數據及信息進行整合，制作出本校獨立的網頁。同時，可以將食品安全檔案管理體系與學校的網頁相結合，進而實現食品安全檔案的信息通過網頁就可以直接搜索，便于用戶更好地體驗服務。
做好電子信息的整理工作
中專學校應做好電子信息的收集及整理工作，提高食品安全檔案利用效率。首先，學校需要結合電子信息所具備的特征進行收集工作。例如，針對草稿性信息文件，因其功能性不全，所以普遍不會留存。然而，在進行正式的紙質文件全文信息搜索時，就需收集草稿性文件。其次，針對具有輔助功能和正式性信息文件，需要進行及時的收集，并將他們與其相對應的紙質信息文件構建起標記關系。最后，在收集電子信息文件時，為避免其中的數據丟失，需要將其備份并打印成紙質信息文件[2]。
針對電子文件進行歸檔管理
中專學校在食品安全檔案管理工作中應明確電子信息文件的歸檔特性，并將其進行歸檔管理時確保信息數據不會丟失，可以進行永久的儲存和應用。另外，如果對儲存載體傳送的電子信息文件進行歸檔管理時，必須要涉及一些輔助及認證性工作，將電子信息文件進行多重備份，一種是紙質形式備份，另一種為刻錄光盤備份，并將其放在不同的食品安全檔案館進行管理。同時，為便于食品安全檔案管理專員工作，可以將兩份備份交給專門的食品安全檔案館和相關的管理部門進行分別保管，以此確保電子信息食品安全檔案的安全性。除此之外，將電子信息文件進行歸檔管理時，要特別注意對電子信息數據運行的設施以及具體操作環境和平臺的注意事項。
開展食品安全檔案線上服務
中專學校在食品安全檔案管理中可以針對用戶開展線上的使用服務，便于人們可以快速且高效地獲取相應的資訊。另外，針對線上的食品安全檔案管理專員應具有極高的服務意識，可以為人們提供準確、熱情的服務資訊。同時，學校應為食品安全檔案管理專員指明線上食品安全檔案服務的工作流程及方向，進而不斷地提升線上服務的整體質量與效率，為人們帶來極佳的服務體驗[3]。
現階段在中專學校的食品安全檔案管理上仍然存在很多問題，本文主要針對食品安全檔案管理布局雜亂、食品安全檔案管理方式落后、食品安全檔案的交接手續不嚴密以及食品安全檔案管理缺乏創新這四點問題進行了分析。同時，本文針對規范學校食品安全檔案管理提出了四點建議：構建完善的管理系統、明確食品安全檔案管理的分工、提高食品安全檔案管理人員的素質以及配置先進的食品安全檔案管理設施。另外，本文針對創新食品安全檔案管理方法提出了四條有效途徑：構建食品安全檔案館、做好電子信息整理工作、針對電子文件進行分檔管理以及開展食品安全檔案的線上服務，希望以此可以促進中專學校食品安全檔案管理的發展。
參考文獻：
[1]分析中專學校食品安全檔案管理的規范創新與信息化建設[J].姜家松.傳媒論壇.2019(17).
[2]新時代背景下中專學校食品安全檔案管理制度優化策略研究[J].徐鋒.陜西食品安全檔案.2020(02).
[3]電子食品安全檔案管理在高職學校食品安全檔案管理中的實踐探索[J].吳冬梅.信息記錄材料.2020(01).
作者簡介：
李曉林 ，本科學歷，四川省內江醫科學校檔案館員，研究方向，檔案管理。
李曉林
四川省內江醫科學校
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